ビジネスで送るメールのマナーとは?文章をまとめるコツ。

お仕事上で取引先などとやり取りすることの多いメール。

初めて会社に入社してビジネスメールを作成する場合など、どうやって文章を書いたらいいのかわからないですよね。

今回は相手にとっても読みやすく、さらに自分でも書きやすいように気になるポイントをまとめてみましたのでご参考にしてみて下さい。

・ビジネスで送るメールのマナー
・文書作成のポイントとは?
・書き始めはどうすればいいの?

以上の3つのポイントについて。

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ビジネスで送るメールのマナー

メールでのやりとりはいつでも、どこでも簡単にやり取りができとても便利な方法ではありますが、顔が見えない分思わぬ誤解を与えてしまうという事もありえます。プライベートでのメールとは違いますので、失礼な内容を送らないように気をつけたいところですよね。

まずメールで送ろうとしている内容が、メールでのやり取りが最適な内容なのかを今一度考えてみましょう。

急ぎの用件やお詫びの場合などは、電話や対面が良いはずですからメール作成の前にメールでの手段が適しているのかどうか考えてみるのも一つのポイントです。

内容が重要な内容だった場合や複雑な内容の場合は電話とメールを併用するのが良いでしょう。重要な件であれば「これからメールをお送りします」などと一報入れ、メールの不達などが防げるようにしておきます。

複雑な内容の場合はメールが長文になりがちになり、読みにくくニュアンスも伝わりにくくなりますのでメールと電話を併用し工夫するのも一つです。

何よりも送信先の相手のこと“読む相手の人の事”を一番に考えることが大切です。忙しい中時間を割いてメールを読んでくれるわけですから、読みやすい文面、簡潔にまとめられている事は最低限のマナーとして工夫しましょう。


文章作成のポイントとは?

では実際に文章を作成する時のポイントをまとめてみます。上記でもお話しましたが、読みやすく簡潔にまとめるというのをポイントに、メールを読みやすくするためのポイントを挙げていきます。

◆件名で全体の内容が伝わるように

件名はメール本文全体の要約となるように意識してつけます。多くの受信メールの中でも件名が【○月○日の打ち合わせにつきまして】などとなっていれば、ある程度の内容を推測し開封されやすくなります。

冒頭に【】を使い【重要】や【ご確認】などと一言入れる事や、差出人の社名などを書くのも効果的です。



◆本文は見やすくシンプルにまとめる

本文が一面文字で埋め尽くされていたら、メール開封をしても読むのが一苦労になり読みにくくなってしまいます。それを避けるためにも、一行は30~35文字程度で改行し3~4行ごとに1行分のスペースを入れるなどしてメール全体を見やすくしましょう。

要件は1項目ごとに分けて箇条書きにし、先方が理解しやすい内容を心がろがけます。



◆引用する際は必要な部分を引用する

全文引用してしまうと不必要な部分も引用され、読みやすいものとは言えません。あまりにも長い本文となり、何に対しての返信なのか分からなくなってしまいます。必要な部分のみを引用して、内容が多くならず内容がわかりにくくならないように努めましょう。



◆添付ファイルを送るときの注意点

添付ファイル昨日はとても便利ですので、何かと活用することが多いかと思います。しかし容量が大きくなってしまうと、ネットワークやサーバー、相手の方などに多大な迷惑がかかる事も考えられます。

大きなファイルを送る際には送り先の相手にファイルの添付をする旨を伝えたり、圧縮しておくるなど工夫をしましょう。メール1通のサイズは500kbyte程を目安にし、超えるようであれば分割して送信するようにしましょう。



◆署名は社外と社内の2つ用意する

メールの最後に誰からメールが送られてきたのかがひと目でわかるように署名を貼り付けますが、社内用と社外用の2つを用意しておきましょう。

・社内用…部署名・名前・内線や電話などを明記し、社内でのルールがあればそれに従いましょう。

・社外用…会社の所在地・会社名・所属部署・名前・電話番号・FAX・メールアドレス・URL


文章の書き始めはどうすればいいの?

冒頭には必ず誰宛てかを明記し差出人の所属部署、氏名を書きます。

【例】

株式会社○○○営業部
○○様

文章の書き出しは初めてメールをする際には「はじめてご連絡致します」や「突然のメール失礼いたします」などと一言つけましょう。久しぶりの相手なのであればお世話になっておりますと始めてしまうと、“疎遠だったのに、頼みごとの時ばかり連絡してきて”とマイナスの印象を持たれてしまう可能性もありますので「ご無沙汰しております」とつけることで違和感もなく好印象になります。

普段から連絡をとっている場合は「いつもお世話になっております」や「いつも大変お世話になっております」などの書き出しで十分です。お礼などから始めるのも一つのポイントです。

【例】

株式会社○○○営業部
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社□□の○○です。

本日はご多忙中にも関わらず、貴重なお時間を頂き
誠にありがとうございました。

○○様の業務にお役に立てますよう全力で取り組ませて頂きます。
まずは本日いただいた課題を確認の上、
今週木曜日までに回答を差し上げたいと思います。

追加のご質問等がございましたら
あわせてお知らせくださいませ。

メールにて恐縮ですが、取り急ぎ御礼かたがたご報告まで。

どうぞ今後ともよろしくお願い申し上げます。

‐————‐——————————

株式会社□□ △△部
○○
住所:〒111-1111 東京都××区○○町1-2-3
TEL:00-0000-0000/FAX:01-1111-1111
Mail:abcd@△△.co.jp

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上記は訪問させて頂いた方へのお礼のメールとして作成した例文です。必ずしもこの書き方という訳ではありませんので、相手との間柄や会社などで決められているルールなどに従い文章を作成してくださいね。

ご参考までに記載させて頂いた例文となります。


まとめ

最近ではスマートフォンやパソコンの普及で日頃から、電子メールでの要件のやり取りが増えていますね。

私自身も会社や取引先とのメールのやりとりは日常的にしています。仕事柄、書類等の添付メールなどが多いのですが、文書や表などを添付する際は相手と同じソフトを確認してからでないとファイルが正しく表示されないことが考えられますので、一度確認してみる事もお勧めです。

相手の顔が見えないメールだからこそ、ちょっとした気配りを忘れずにやり取りしたいものですね。

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